Wofür
In der Akte liegt alles, was zum Projekt gehört – geordnet nach dem Aktenplan der Projektvorlage. Die Soll-Liste sagt dir, welche Unterlagen erwartet werden und in welchem Stand sie sind: fehlt, in Arbeit, liegt vor, veraltet oder entfällt.
So geht's
- Öffne das Projekt und wechsle auf den Reiter Akte.
- Links steht der Ordnerbaum. Mit Neuer Ordner legst du einen Ordner an; über das Menü am Ordner legst du Unterordner an, benennst um oder änderst die Sichtbarkeit …. Ordner und Dokumente verschiebst du per Ziehen.
- Oben suchst du im Feld „In der Akte suchen …“ und filterst nach Dokumenttyp, Status oder Datum. Zwischen Liste und Kacheln schaltest du um.
- Schalte oben auf Pflicht-Unterlagen, um die Soll-Liste zu sehen. Der Zähler zeigt, wie viele vorliegen.
- Fehlt eine Unterlage, klickst du in ihrer Zeile auf Hochladen oder Vorhandenes Dokument zuordnen. Trifft sie nicht zu, markierst du sie mit Entfällt … und einer Begründung.
- Musst du sie erst besorgen, legst du aus der Zeile eine Aufgabe an oder forderst sie mit Unterlagen anfordern extern an.
- Eine zusätzliche erwartete Unterlage ergänzt du mit Soll-Unterlage ergänzen.
Gut zu wissen
- Ordner mit fehlenden Pflichtunterlagen sind im Baum markiert – so siehst du Lücken, ohne jeden Ordner zu öffnen.
- Ordner legst du bis zu fünf Ebenen tief an. Den Aktenplan und die Soll-Liste neuer Projekte pflegst du in der Projektvorlage unter Einstellungen → Vorlagen → Projektvorlagen.
- Vertrauliche Ordner – etwa für Pachtverträge – sieht nur, wer freigegeben ist: alle mit Projektzugriff, nur das Projektteam oder ausgewählte Projektrollen. Unterordner sind nie sichtbarer als ihr Elternordner.
- Ordner und Soll-Liste bearbeitest du mit dem Recht Dokumente verwalten.
- Firmendokumente ohne Projektbezug liegen unter Dokumente in der Allgemeinen Ablage.
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- Projektakte
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