Dokumente & Akte

Jedes Dokument an seinem Ort – und du siehst, was noch fehlt

Die Projektakte entsteht mit dem Projekt: Ordner aus dem Aktenplan und eine Soll-Liste der erwarteten Unterlagen. Was ohne Zuordnung ankommt, landet im Posteingang – die KI schlägt vor, wohin es gehört.

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Projektakte mit Ordnerbaum und Soll-Liste, Status je erwarteter Unterlage

Projektakte mit Soll-Liste

Jedes Projekt hat einen Ordnerbaum aus dem Aktenplan der Vorlage. Je Ordner steht fest, welche Unterlagen erwartet werden – RINO zeigt, was vorliegt, was in Arbeit ist und was fehlt oder veraltet ist.

Status je Soll-Unterlage wird berechnet: Fehlt, In Arbeit, Liegt vor, Veraltet
Fehlende Pflicht-Unterlagen sind im Ordnerbaum und in der Projektübersicht markiert
Hochladen mit vorbelegtem Kontext: aus Ordner, Aufgabe oder Antragsposition ist nichts mehr zuzuordnen
Dokumente mit „Gültig bis“, etwa Gutachten: RINO erinnert rechtzeitig an die Aktualisierung

Posteingang mit KI-Einordnung

Dateien ohne festen Ort landen im Posteingang. Die KI liest den Text, schlägt Projekt, Ordner, Dokumenttyp, Datum und Aktenzeichen vor und erkennt Fristen und Auflagen in Bescheiden. Du prüfst und ordnest mit einem Klick ein.

Nur Werte, die wörtlich im Dokument stehen – mit Seitenangabe als Beleg
Verknüpfungen, Fristen und Auflagen sind Vorschläge; nichts ist vorab angehakt
Texterkennung auch für gescannte Seiten
KI je Organisation abschaltbar – die Einordnung funktioniert dann manuell

Posteingang mit Dokumentliste, Vorschau und Einordnung mit gekennzeichneten KI-Vorschlägen

Versionen und Prüfung

Ein Dokument hat Versionen statt Kopien. Vor dem Einreichen wird geprüft und freigegeben; eingereichte Fassungen werden eingefroren und bleiben unveränderlich.

Status Entwurf, In Prüfung, Freigegeben, Eingereicht, Gültig
Vier-Augen-Prüfung für Verträge und Antragsunterlagen
Dubletten werden am Inhalt erkannt, auch bei anderem Dateinamen
Neue Version eines vorhandenen Dokuments wird erkannt – RINO fragt nach

Office-Dateien im Browser bearbeiten

Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien öffnest du direkt aus der Akte im Editor – ohne Herunterladen und erneutes Hochladen. Jede Bearbeitung ergibt genau eine neue Version mit deinem Namen.

DOCX, XLSX, PPTX, ODT und ODS; PDFs werden nur angesehen und bleiben unverändert
Immer nur eine Person bearbeitet – alle anderen sehen, wer gerade dran ist, und können ansehen
Neues Word-Dokument oder neue Excel-Tabelle direkt im Ordner anlegen
Der Editor (Collabora Online) wird von RINO selbst betrieben – deine Dokumente gehen an keinen fremden Office-Dienst

Teilen-Links und Unterlagen anfordern

Gib Gutachten an Gemeinde oder Behörde weiter, ohne Anhänge zu verschicken, und fordere Unterlagen bei Gutachtern oder Eigentümern über einen Upload-Link an.

Teilen-Links mit Ablaufdatum, optionalem Passwort und Protokoll der Zugriffe
Wahlweise genau diese Versionen oder immer die aktuelle Version
Anforderungs-Link mit erwarteten Unterlagen – eingehende Dateien landen im Zielordner zur Prüfung

Suche im Inhalt

Die Suche findet Begriffe im Text jeder Seite, auch in gescannten Dokumenten, und zeigt die Fundstelle mit Seitenzahl.

Filter nach Projekt, Ordner, Dokumenttyp, Status, Datum und Absender
Treffer nur aus Projekten und Ordnern, die du sehen darfst
Gespeicherte Suchen, etwa alle Schallgutachten ohne Freigabe

Weitere Bereiche

Sieh dir RINO an deinem Projektalltag an

In der Demo zeigen wir dir RINO an einem Beispielprojekt – vom Anlegen aus der Vorlage über Akte und Posteingang bis zum Antrag. Bring deine Fragen aus dem Alltag mit.

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Preise individuell – abhängig von Teamgröße und Projektanzahl.