Postfach & Kontakte

E-Mails landen im richtigen Projekt – ohne Ablegen per Hand

Verbinde dein Microsoft-365-Postfach: RINO ordnet E-Mail-Verläufe automatisch Projekten zu und zeigt sie dort, wo gearbeitet wird – im Projekt unter „Post“, am Kontakt und im Postfach für alles, was noch offen ist.

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Projekt-Unterseite Post mit E-Mail-Verläufen und geöffnetem Verlauf, automatisch über den Kontakt zugeordnet

Automatische Zuordnung zu Projekten

Antworten bleiben in ihrem Verlauf, bekannte Absender führen über ihre Beteiligung zum Projekt, und für den Rest legst du Regeln an – für eine Adresse oder eine ganze Domain.

Reihenfolge: bestehender Verlauf, Absender-Regel, Kontakt mit genau einem aktiven Projekt, Domain-Regel
Regeln wirken auch für Absender, die noch nicht in den Kontakten stehen
Manuelle Zuordnungen werden nie überschrieben
Das Projektteam sieht die zugeordneten E-Mails, nicht zugeordnete sieht nur, wem sie gehören

Postfach für alles, was offen ist

Im Postfach stehen die Verläufe, die noch keinem Projekt zugeordnet sind – mit Vorschlägen aus den Beteiligungen des Absenders. Ein Klick ordnet den ganzen Verlauf zu.

Ansichten Nicht zugeordnet, Meine Projektmails, Gesendet und Volltextsuche
„Absender künftig immer diesem Projekt zuordnen“ direkt beim Zuordnen
Verwerfen mit Rückgängig – verworfene E-Mails werden nach einer Frist gelöscht
Nicht zuordenbare E-Mails speichert RINO standardmäßig gar nicht

Postfach mit nicht zugeordneten Verläufen, geöffneter E-Mail und Projektvorschlag

Anhänge landen in der Akte

Anhänge zugeordneter E-Mails werden Dokumente im Posteingang des Projekts – zur Einordnung, nie ungeprüft in einem Ordner. Danach läuft dieselbe Auswertung wie beim Hochladen.

Liegt die Datei schon in der Akte, wird verknüpft statt doppelt gespeichert
Auch rückwirkend, wenn du einen Verlauf später zuordnest
Einzelne Nachrichten als E-Mail-Datei (EML) in der Akte ablegen

Schreiben aus RINO

Antworten und neue E-Mails gehen aus deinem eigenen Postfach – mit Anhängen direkt aus der Akte und dem Projekt gleich zugeordnet. Antworten des Empfängers landen wieder im selben Verlauf.

Anhänge aus der Akte, auch große Dateien
Angebotsanfragen aus der Beauftragung und Teilen-Links aus dem eigenen Postfach senden
Antwortentwurf mit KI als Vorschlag – gesendet wird nur, was du selbst abschickst

Microsoft 365 im Alltag

Melde dich mit deinem Microsoft-Konto an, übernimm dein Profilfoto und sieh deinen Teams-Status. Ist in Outlook eine Abwesenheit eingetragen, schlägt RINO eine Vertretung vor.

Jede Person verbindet ihr eigenes Postfach – RINO arbeitet nur mit deren Rechten
Mehrere Postfächer je Person, Ordner frei wählbar, Synchronisationsstatus sichtbar
Löschen und Verschieben in Outlook werden nachgezogen

Kontakte ohne Dubletten

Der Dublettenbericht findet doppelt erfasste Organisationen und Personen. Beim Zusammenführen wählst du je Feld den Wert – alle Verweise auf Projekte, Aufgaben, Verträge und E-Mails wandern mit.

Import aus CSV und Excel mit Spaltenzuordnung oder als vCard – 24 Stunden lang rückgängig zu machen
Export als CSV, Excel oder vCard
Konzern und Niederlassungen als Hierarchie, Filter über den ganzen Konzern

Dublettenbericht mit zwei möglichen Dubletten, Gründen wie gleicher Name und gleiche Telefonnummer und Aktion Zusammenführen

Kontakthistorie

Je Organisation und Person eine Zeitleiste: E-Mails, Termine und Gesprächsnotizen, Beteiligungen an Projekten über die Zeit.

Termine und Gesprächsnotizen direkt am Kontakt erfassen
Nur, was du sehen darfst – E-Mails aus fremden Projekten bleiben verborgen

Weitere Bereiche

Sieh dir RINO an deinem Projektalltag an

In der Demo zeigen wir dir RINO an einem Beispielprojekt – vom Anlegen aus der Vorlage über Akte und Posteingang bis zum Antrag. Bring deine Fragen aus dem Alltag mit.

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Preise individuell – abhängig von Teamgröße und Projektanzahl.