Wofür
E-Mails gehören zum Projekt, nicht in persönliche Ordner. RINO prüft bei jedem Verlauf: Gehört er schon zu einem Projekt? Gibt es eine Regel für Absender oder Domain? Arbeitet der Kontakt in genau einem aktiven Projekt? Passt es, landet der Verlauf im Projekt, und seine Anhänge kommen in die Akte.
So geht's
- Öffne Postfach in der Seitenleiste. Der Reiter Nicht zugeordnet zeigt, was noch keinem Projekt gehört; der Zähler an „Postfach“ verrät, wie viel es ist.
- Öffne einen Verlauf. Hat RINO einen Vorschlag, steht oben „Vorschlag: …“ – klicke Zuordnen oder Anderes Projekt.
- Im Dialog wählst du unter „Künftige E-Mails“, ob nur dieser Verlauf zugeordnet wird oder künftig alles von diesem Absender bzw. dieser Domain automatisch im Projekt landet.
- Irrläufer und Werbung räumst du über ··· → Verwerfen weg; eine falsche Zuordnung löst du mit Zuordnung lösen.
- Die E-Mails eines Projekts findest du im Projekt unter Mehr → E-Mails, deine eigenen im Postfach unter Meine Projektmails.
- Mit Neue E-Mail schreibst du aus RINO, mit Antworten oder Allen antworten antwortest du. Anhänge wählst du direkt aus der Akte; das Projekt ist schon eingetragen.
- Eine einzelne E-Mail samt Anhängen legst du mit In Akte ablegen als Dokument ab.
Gut zu wissen
- Anhänge zugeordneter E-Mails landen im Posteingang des Projekts – ohne Dubletten und nach einer Prüfung auf Schadsoftware.
- Adressen deines eigenen Teams zählen für die Zuordnung nicht; von Hand Zugeordnetes überschreibt RINO nie.
- Eine Regel für einen Absender darf jede Person mit Postfach anlegen, eine Regel für eine ganze Domain braucht E-Mail-Integration verwalten. Alle Regeln stehen unter Einstellungen → E-Mail-Regeln.
- Verworfene E-Mails löscht RINO nach der Frist, die deine Organisation eingestellt hat – standardmäßig 30 Tage.
- Tracking-Bilder bleiben blockiert, bis du Bilder anzeigen klickst.
- Senden darfst du mit dem Recht E-Mails senden; ist bei einer Person „du“ eingestellt, beginnen deine Entwürfe mit der passenden Anrede.
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Stichwörter zu diesem Artikel
- Automatische Zuordnung
- Anhänge ablegen
