Wofür
Wenn „Landkreis Nordfriesland“ dreimal in den Kontakten steht, verteilen sich Historie, Projekte und E-Mails auf drei Einträge. RINO verhindert das: Beim Anlegen fragt es nach, ob es den Kontakt schon gibt. Für bestehende Dubletten gibt es einen Bericht, und beim Zusammenführen ziehen alle Verweise mit um.
So geht's
- Legst du unter Kontakte eine Neue Organisation oder Neue Person an, prüft RINO auf gleiche Namen, Websites und E-Mail-Adressen und fragt etwa „Gibt es diese Organisation schon?“. Übernimm den vorhandenen Eintrag, statt einen neuen anzulegen.
- Für den Bestand öffnest du unter Kontakte den Reiter Dubletten und wählst Organisationen oder Personen.
- RINO zeigt Gruppen vermutlicher Dubletten – etwa gleicher Name ohne Rechtsform, gleiche Website, gleiche E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. Sind es keine, markierst du die Gruppe mit Keine Dublette; sie taucht dann nicht wieder auf.
- Klicke bei echten Dubletten auf Zusammenführen. Du wählst je Feld den richtigen Wert; mit Tauschen bestimmst du, welcher Eintrag bleibt.
- Unter „Das passiert beim Zusammenführen“ siehst du, was umzieht – Projekte, Flurstücke, Verträge, Dokumente, E-Mails, Historie. Dann bestätigst du.
- Einzelne Kontakte führst du auch direkt am Datensatz über ··· → Zusammenführen … zusammen.
Gut zu wissen
- Zusammenführen darfst du mit den Rechten Kontakte bearbeiten und Kontakte löschen.
- Der Bericht zeigt höchstens 100 Gruppen auf einmal – arbeite ihn von oben nach unten ab.
- Auch beim Import aus CSV, Excel oder vCard prüft RINO auf Dubletten und lässt dich je Zeile entscheiden.
- Je Person legst du fest, ob du sie duzt oder siezt; das gilt nur für dich und bestimmt die Anrede in deinen Schreiben und E-Mails.
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Stichwörter zu diesem Artikel
- Dublettenprüfung
- Zusammenführen
